Xử lý Sheet trong Excel 2010 để có dung lượng gọn và các bản in phù hợp, đẹp mắt

Xử lý Sheet trong Excel 2010

                                 Để có dung lượng gọn và các bản in phù hợp, đẹp mắt

Ngày 27/2/2016, Hoàng Văn Giáp

1) Làm gọn dung lượng: Xóa tất cả dữ liệu và cả các định dạng ngoài vùng sử dụng

a) Với tất cả các dòng phía dưới dòng sử dụng cuối cùng

1. Click nguyên dòng thừa ngay dưới dòng sử dụng cuối cùng

2. Nhấn: Ctrl+Shift+Mũi tên xuống (để chọn tất cả các dòng phía dưới dòng sử dụng cuối cùng)

3. Chọn: Home/Edite (€ Clear ˅/ Clear All) <-| (Click chuột phải)

b) Với tất cả các cột phía phải cột sử dụng cuối cùng

1. Click nguyên cột thừa ngay bên phải cột sử dụng cuối cùng

2. Nhấn: Ctrl+Shift+Mũi tên sang phải (để chọn tất cả các cột phía bên phải cột sử dụng cuối cùng)

3. Chọn: Home/Edite (€ Clear ˅/ Clear All) <-| (Click chuột phải)

2) Tạo một bản in phù hợp đẹp mắt (có liên kết các trang in các trường dữ liệu của cùng một đối tượng)

a) Định số dòng trên một trang in (kể cả các dòng tiêu đề)

Vào: Home/ Format (cell)/ Row Hight <-| (Click chuột phải): điều chỉnh cỡ dòng để có số dòng x nào đó trên 1 trang.

b) Chọn vùng in

1. Click chuột phải vào cell góc trên trái, Ấn giữ Shift, Click chuột phải vào cell góc dưới phải

2. Vào Page Layout/ Print Area / Set Print Area <-| (Click chuột phải)

Sau khi đã chọn vùng in

b1) Cho hiện các dòng kẻ và các số dòng, chữ số cột trên màn Screen và trong bản in

Page Layout/ Gridlines/ View <-| (Click chuột phải)

Page Layout/ Gridlines/ Print <-| (Click chuột phải)

Page Layout/ Headings/ View <-| (Click chuột phải)

Page Layout/ Gridlines/ Print <-| (Click chuột phải)

b2) Cho hiện các dòng tiêu đề ở phía trên (hay phía bên trái) trang in

Page Layout/ Print Titles/ Điền vào sau Row to repeat at top: $1:$2…/ OK <-| (Click chuột phải)

Page Layout/ Print Titles/ Điền vào sau Clumns to repeat at left: $A:$B…/ OK <-| (Click chuột phải)

b3) Đặt lề trang, Portrait hay Landscape

                      Ctrl+P/ Page Setup/ Margins ,…chiều in … OK <-| (Click chuột phải)

c) Xem sự bố trí trên màn hình các trang in (có cả cột số thứ tự tự động và ký hiệu chữ A, B … các cột)

 View/ Page Layout <-| (Click chuột phải). (Có thể lặp quá trình b), c) để đạt thẩm mỹ nhất

d) In từng trang để in hai mặt để tiết kiệm giấy (nếu không bị cận thời gian)./.